Inhalt7 Abschnitte
1Zweck und Geltung
Diese Beschreibung richtet sich an Kund:innen von Stanza Works und ihre Datenschutzbeauftragten. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten Stanza Works im Auftrag der Kund:innen verarbeitet, auf welchem Weg, wo sie gespeichert werden, wie lange sie bleiben und mit welchen Maßnahmen sie geschützt sind. Sie hilft bei der Prüfung nach Art. 28 DSGVO und beim Eintrag ins eigene Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.
Die Beschreibung gibt den tatsächlichen Stand wieder und wird bei jeder Änderung fortgeschrieben. Frühere Fassungen schicke ich auf Anfrage. Verbindlich ist die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV); bei Abweichungen geht sie vor.
2Wer wofür verantwortlich ist
| Rolle | Wer | Wofür |
|---|---|---|
| Verantwortlicher | die Kundin oder der Kunde | Kontakte, Rezensionen, Exemplare, Anfragen, Belege und die öffentlichen Seiten des Auftritts |
| Auftragsverarbeiter | Digimojo Ventures Ltd, Ikarou 5, 8575 Peyia, Zypern | Betrieb von Stanza Works nach Weisung |
| eigene Verantwortung der Digimojo Ventures Ltd | Kundenkonto, Abrechnung, Newsletter, Beta-Bewerbung, Website stanzaworks.com |
Für die Verarbeitung in eigener Verantwortung gilt die Datenschutzerklärung, nicht diese Beschreibung.
3Verarbeitungen im Überblick
Die Vorgänge, in denen personenbezogene Daten entstehen oder den Auftritt verlassen.
3.1 Kontakt anlegen
| Daten | Anrede, Vor- und Nachname, Mailadressen, Profile im Netz, Anschriften, Telefon, Organisation, Kontaktart, Listen, Notizen, Einwilligung mit Weg, Tag und Wortlaut |
| Quelle | Eingabe oder CSV-Import durch die Kundin, Übernahme aus einer Anfrage |
| Speicherort | Datenbank, Rechenzentrum in Deutschland |
| Dienstleister | Hetzner (Hosting), ALL-INKL.COM (verschlüsselte Sicherung) |
| Frist | bis zur Löschung durch die Kundin; der Nachweis einer Einwilligung bleibt danach getrennt, siehe Abschnitt 5 |
3.2 Anfrage über die Kit-Seite
| Daten | Vor- und Nachname, Mailadresse, Profile im Netz, gewünschtes Format, Anschrift bei Print, geplanter Termin, Antworten auf eigene Fragen, Nachricht, Bezug zum Kit; auf Wunsch Einwilligung in Post zu künftigen Büchern |
| Quelle | die anfragende Person über das öffentliche Formular |
| Speicherort | Datenbank, Rechenzentrum in Deutschland |
| Dienstleister | Hetzner; für die Hinweismail an das Team und für die Antwort der Mailversand (AhaSend) |
| Frist | 24 Monate nach der letzten Aktivität, als Spam markiert 30 Tage; ein gelöschter Kontakt nimmt seine Anfragen mit |
| Besonderheit | Spamschutz ohne Drittanbieter; aus einer Anfrage entsteht erst ein Kontakt, wenn die Kundin ihn übernimmt; die Einwilligung wird erst nach Klick auf einen Bestätigungslink wirksam |
3.3 Rezensionsexemplar versenden
| Daten | Mailadresse und Name der Empfängerin, eine Sendungskennung, die nichts über die Person verrät, Abrufe mit Zeitpunkt, Browserkennung und einer täglich wechselnden, nicht rückrechenbaren Kennung anstelle der IP-Adresse |
| Quelle | Versand durch die Kundin |
| Speicherort | Datenbank und Dateispeicher, Rechenzentrum in Deutschland |
| Dienstleister | Hetzner; für die Mail mit dem Link der Mailversand (AhaSend) |
| Frist | Abrufdaten 12 Monate; Versanddaten so lange wie der Kontakt |
| Besonderheit | die Datei entsteht beim Abruf; ein sichtbares Wasserzeichen nennt die Mailadresse der Empfängerin, ein EPUB trägt zusätzlich die Sendungskennung unsichtbar und ohne Namen |
3.4 Beleg melden
| Daten | Art des Beitrags, Adresse, Notiz; bei Instagram zusätzlich Text, Datum, Account-Name und Bilder des Beitrags, Zahl der Likes und Kommentare, eine sinngemäße Zusammenfassung der Kommentare ohne Namen |
| Quelle | die rezensierende Person über ihre persönliche Beleg-Seite oder Eingabe durch die Kundin |
| Speicherort | Datenbank und Dateispeicher, Rechenzentrum in Deutschland |
| Dienstleister | Hetzner; Apify für den Abruf des Instagram-Beitrags; Scaleway für die Zusammenfassung der Kommentare |
| Frist | so lange wie der Kontakt, zu dem der Beleg gehört |
| Besonderheit | Kommentartexte werden einmal ausgewertet und nicht gespeichert |
3.5 Rezensionen abrufen
| Daten | Anzeigename, Rezensionstext, Bewertung, Fundstelle, Konto-Kennung der Plattform |
| Quelle | öffentlich zugängliche Rezensionen auf Lovelybooks und Amazon zu den Titeln der Kundin |
| Speicherort | Datenbank, Rechenzentrum in Deutschland |
| Dienstleister | Hetzner; Apify für Amazon; Lovelybooks wird direkt abgefragt |
| Frist | bis zum Vertragsende oder bis zur Löschung durch die Kundin; vom Portal gelöschte Rezensionen bleiben als gelöscht gekennzeichnet im Archiv |
3.6 Zitat vorschlagen
| Daten | Rezensionstext mit Anzeigename |
| Quelle | abgerufene Rezensionen der Kundin |
| Verarbeitung | ein Sprachmodell schlägt kurze Passagen vor; jeder Vorschlag wird auf dem Server gegen den Originaltext geprüft und verworfen, wenn er nicht wörtlich darin steht |
| Dienstleister | Scaleway, Paris; erhält nur den Rezensionstext ohne Anzeigenamen, laut Anbieter ohne Speicherung und ohne Training |
| Frist | Vorschläge und Zitate bis zum Vertragsende oder bis zur Löschung durch die Kundin |
| Besonderheit | öffentlich erscheinen nur Zitate, die die Kundin freigibt, mit dem Anzeigenamen, den sie einträgt |
3.7 Öffentliche Seiten des Auftritts
Kit-Seiten, Anfrageformular, Exemplar- und Beleg-Seiten, Kurzlinks und Linkseite setzen keine Cookies. Der Webserver protokolliert Aufrufe mit IP-Adresse, Zeitpunkt, Adresse, Ergebnis, Datenmenge, Herkunftsseite und Browserkennung. Kurzlinks und Linkseite zählen Klicks und Aufrufe nur als Tageszahl je Link und Herkunfts-Website, ohne Personenbezug. Aufrufe von Kit-Seiten und Downloads speichert Stanza Works 12 Monate mit Browserkennung und einer täglich wechselnden Prüfsumme der IP-Adresse, danach nur noch als Monatssumme.
3.8 Supportmeldung über den Melde-Knopf
| Daten | Text der Meldung, Art, Seitenadresse, Fenstergröße, Browserkennung; Name, Mailadresse, Rolle und Sprache des meldenden Teammitglieds; Kennung des Auftritts |
| Quelle | ein Teammitglied der Kundin über den Melde-Knopf in der Anwendung |
| Dienstleister | Hetzner (Speicherung in der Anwendung, im Auftritt der Kundin); der Mailversand (AhaSend) für den Hinweis an Stanza Works, nur mit Kennung und Art der Meldung. In die Aufgabenplanung geht nur die Kennung mit einer Kurzfassung ohne Personenbezug. |
| Frist | Text, Fenstergröße und Browserkennung werden 6 Monate nach Eingang geleert. Kurzfassung, Seite und Zuordnung zur meldenden Person bleiben bis 12 Monate nach Eingang, bei einem offenen Fall bis zu seinem Abschluss; dann wird die Meldung gelöscht. |
| Besonderheit | Freier Text kann Kundendaten enthalten, etwa den Namen eines Kontakts. |
4Speicherorte, Dienstleister und Maßnahmen
Speicherorte: Anwendung, Datenbank und Dateien bei Hetzner in Deutschland, die verschlüsselte zweite Sicherungskopie bei ALL-INKL.COM in Deutschland. Welche Dienstleister darüber hinaus Daten verarbeiten, steht je Vorgang in Abschnitt 3 und vollständig in der Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Die Maßnahmen in Klartext aus Anhang III der AVV. Maßgeblich ist der Wortlaut dort.
- Trennung der Auftritte. Die Datenbank erzwingt sie selbst, die Anwendung kann sie nicht umgehen. Ein automatischer Test auf auftrittsübergreifende Zugriffe läuft bei jeder Änderung und blockiert die Auslieferung bei Fehlern. Ein zweiter Schutz weist jeden Bezug in einen fremden Auftritt ab.
- Verschlüsselung. Alle Verbindungen laufen über TLS. Sicherungskopien werden verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen, mit eigenem Schlüssel je Datenbestand. Anmeldelinks, Schlüssel und Download-Links liegen nur als Hash in der Datenbank.
- Zugriff. Rollen mit Verweigerung als Grundeinstellung. Zugriffe des Betreibers auf Kundendaten nur ausdrücklich und protokolliert. Administrativer Serverzugang nur mit kryptografischem Schlüssel.
- Anmeldung. Anmeldelink ohne Passwort, zufällig erzeugt, 15 Minuten gültig, nur einmal verwendbar. Session-Cookies mit HttpOnly, Secure und SameSite, Schutz gegen Cross-Site-Request- Forgery, Begrenzung der Anfragen.
- Netz. Zwei voneinander unabhängige Firewall-Ebenen. Anwendung und Datenbank sind aus dem Internet nicht direkt erreichbar.
- Sicherung und Wiederherstellung. Täglich und vor jeder neuen Version, zweite Kopie bei einem getrennten Anbieter in Deutschland, tägliche Überwachung, Wiederherstellungstest am 31.07.2026, mindestens jährlich wiederholt.
- Prüfung. Tests, statische Prüfungen und Suche nach eingecheckten Geheimnissen bei jeder Änderung, Hinweise auf Sicherheitsupdates der Bibliotheken, dokumentiertes Bedrohungsmodell; eine jährliche Betriebsprüfung ist vorgesehen.
5Sicherung und Löschung
| Daten | Frist |
|---|---|
| Rezensionen und Zitate | bis zum Vertragsende oder bis zur Löschung durch die Kundin |
| Kontakte | bis zur Löschung durch die Kundin |
| Anfragen samt Nachrichten | 24 Monate nach der letzten Aktivität, Spam 30 Tage |
| Abrufe und Downloads | 12 Monate |
| Webserver-Protokolle mit vollständiger IP-Adresse | 7 Tage |
| Webserver-Protokolle mit gekürzter IP-Adresse | 30 Tage |
| Klickzähler der Kurzlinks | 400 Tage |
| Zähler gegen Missbrauch | 24 Stunden |
| Audit-Log (Anmeldungen, Datenaktionen) | 12 Monate |
| Belege | so lange wie der Kontakt |
| Kontaktverlauf | so lange wie der Kontakt |
| Einwilligungen in Werbung | solange die Einwilligung gilt und die Kundin sie nutzt. Nach Widerruf oder Löschung des Kontakts bleibt der Nachweis getrennt bis zum Ende des dritten Kalenderjahres, mit Weg, Tag, Wortlaut und der Mailadresse, für die eingewilligt wurde, und wird danach gelöscht. Nie bestätigte Einwilligungen aus dem Formular verfallen mit ihrer Anfrage. Der Bestätigungslink gilt 30 Tage |
| Versand gedruckter Exemplare, Tourpläne und Aussendungen | so lange wie der Kontakt |
| Nachahmer-Funde | bis zum Vertragsende oder bis zur Löschung durch die Kundin |
| Supportmeldungen | siehe 3.8 |
| Sicherungskopien | Datenbank höchstens 12 Monate, Dateien höchstens 90 Tage |
| nach Vertragsende | Export auf Anfrage, nach 30 Tagen Löschung im laufenden System |
Fristen mit fester Dauer setzt ein täglicher Lauf automatisch um. Sicherungskopien werden nicht einzeln bereinigt; wird eine Sicherung zurückgespielt, setzt der nächste Lauf diese Fristen wieder durch.
6Meldungen und Anfragen
- Datenpanne: Stanza Works meldet sie unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Kenntnis, per Mail an den Kontoinhaber.
- Anfragen betroffener Personen: Kommen sie bei Stanza Works an, gehen sie unverzüglich an den Kontoinhaber. Erfüllen kann die Kundin sie selbst in der Anwendung: suchen, berichtigen, exportieren, löschen.
- Sicherheitslücken: an sicherheit@stanzaworks.com.
7Änderungshistorie
| Datum | Fassung | Änderung |
|---|---|---|
| 10.11.2026 | 1.0 | Erste Fassung |